TRAINING DOCUMENTS AND RECORDS MANAGEMENT COMPLIANCE

DOCUMENTS AND RECORDS MANAGEMENT COMPLIANCE

Deskripsi

Training Documents and Records Management Compliance dirancang untuk memberikan pemahaman dan keterampilan praktis dalam mengelola dokumen dan arsip secara tertib, sistematis, aman, dan sesuai ketentuan yang berlaku guna mendukung efektivitas operasional, kepatuhan organisasi, serta kemudahan penelusuran informasi.

Dalam kegiatan operasional organisasi, dokumen dan records merupakan aset informasi yang sangat penting karena menjadi dasar pelaksanaan proses kerja, bukti aktivitas, referensi pengambilan keputusan, serta alat pemenuhan persyaratan audit, regulasi, dan standar manajemen. Pengelolaan dokumen dan records yang tidak tertib dapat menimbulkan risiko kehilangan informasi, duplikasi data, penggunaan dokumen yang tidak terkendali, keterlambatan pencarian arsip, hingga ketidaksesuaian terhadap persyaratan kepatuhan. Oleh karena itu, diperlukan sistem documents and records management yang efektif agar pengendalian dokumen, penyimpanan records, distribusi, akses, retensi, dan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara tepat.

Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali dengan konsep dasar pengendalian dokumen dan records, prinsip kepatuhan dalam pengelolaan informasi, klasifikasi dan siklus hidup dokumen, sistem penyimpanan dan pengarsipan, pengendalian akses, jadwal retensi, serta strategi penerapan documents and records management yang mendukung tata kelola organisasi yang baik.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk:

Memahami konsep dasar documents and records management
Memahami pentingnya kepatuhan dalam pengelolaan dokumen dan arsip
Membedakan dokumen dengan records dalam konteks organisasi
Mengelola klasifikasi, penyimpanan, distribusi, dan pengendalian dokumen secara sistematis
Mengelola retensi, pemeliharaan, dan pemusnahan records sesuai ketentuan
Mengurangi risiko kehilangan, duplikasi, dan penyalahgunaan dokumen
Meningkatkan efektivitas pengelolaan informasi untuk kebutuhan operasional, audit, dan kepatuhan

Materi Pelatihan

1. Konsep Dasar Documents and Records Management

Pengertian dokumen dan records
Perbedaan dokumen dengan records
Fungsi dokumen dan records dalam organisasi
Peran pengelolaan dokumen dalam mendukung operasional
Pentingnya records sebagai bukti dan referensi
Tantangan umum dalam pengendalian dokumen dan arsip

2. Prinsip-Prinsip Compliance dalam Pengelolaan Dokumen

Pengertian compliance dalam document and records management
Kewajiban pengendalian dokumen dan arsip
Hubungan pengelolaan dokumen dengan audit dan regulasi
Risiko ketidakpatuhan dalam pengelolaan records
Akuntabilitas dan traceability dokumen
Peran kepatuhan dalam tata kelola organisasi

3. Jenis, Klasifikasi, dan Struktur Dokumen

Jenis-jenis dokumen organisasi
Dokumen kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan formulir
Klasifikasi records berdasarkan fungsi dan nilai guna
Penomoran dan coding dokumen
Versi dan revisi dokumen
Struktur hierarki dokumen dalam sistem manajemen

4. Siklus Hidup Dokumen dan Records

Pembuatan dan penerbitan dokumen
Tinjauan dan persetujuan dokumen
Distribusi dan penggunaan dokumen
Penyimpanan dan pemeliharaan records
Retensi dokumen dan arsip
Pemindahan, pemusnahan, dan disposisi records

5. Pengendalian Dokumen

Prosedur document control
Pengesahan dokumen sebelum digunakan
Pengendalian perubahan dokumen
Distribusi dokumen terkendali
Penarikan dokumen usang
Pencegahan penggunaan dokumen yang tidak berlaku

6. Sistem Penyimpanan dan Pengarsipan

Metode penyimpanan dokumen fisik dan digital
Pengorganisasian file dan folder
Sistem indeks dan klasifikasi arsip
Kemudahan akses dan penelusuran dokumen
Perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan arsip
Housekeeping dalam pengelolaan arsip

7. Pengendalian Akses dan Keamanan Informasi

Hak akses terhadap dokumen dan records
Kerahasiaan dan keamanan informasi
Pembatasan akses berdasarkan kewenangan
Backup dan perlindungan data digital
Pengendalian risiko kehilangan atau kebocoran informasi
Praktik keamanan dalam pengelolaan arsip

8. Retensi dan Pemusnahan Records

Pengertian jadwal retensi arsip
Penentuan masa simpan dokumen dan records
Kriteria records aktif dan inaktif
Pemindahan arsip ke penyimpanan jangka panjang
Prosedur pemusnahan dokumen
Dokumentasi pemusnahan records

9. Integrasi Documents and Records Management dengan Sistem Manajemen

Hubungan document control dengan sistem manajemen mutu
Integrasi dengan ISO dan kebutuhan audit
Peran records dalam pembuktian kepatuhan
Documents and records management dalam tata kelola risiko
Penggunaan sistem elektronik dalam pengelolaan dokumen
Continuous improvement dalam document and records management

10. Studi Kasus dan Simulasi

Studi kasus ketidakterkendalian dokumen
Simulasi klasifikasi dan pengarsipan records
Simulasi pengendalian revisi dokumen
Analisis jadwal retensi dan pemusnahan arsip
Diskusi best practice documents and records management
Evaluasi dan feedback

Metode Pelatihan

Presentasi interaktif
Studi kasus pengelolaan dokumen dan arsip
Diskusi teknis
Simulasi document control dan records filing
Workshop klasifikasi dan retensi records
Evaluasi dan umpan balik peserta

Target Peserta

Document controller
Admin dan staff administrasi
Records management staff
Quality assurance dan quality control staff
Compliance officer
Internal auditor
Supervisor dan coordinator administrasi
Personel yang terlibat dalam pengelolaan dokumen, arsip, audit, dan sistem manajemen organisasi

Benefit Mengikuti Pelatihan

Memahami pengelolaan dokumen dan records secara lebih tertib dan sistematis
Meningkatkan kepatuhan organisasi terhadap persyaratan audit dan regulasi
Mengurangi risiko kehilangan, duplikasi, dan penggunaan dokumen yang tidak terkendali
Mempermudah pencarian, penelusuran, dan pengamanan arsip
Mendukung efektivitas document control dalam sistem manajemen
Meningkatkan kualitas tata kelola informasi dan administrasi organisasi

Jadwal Pelatihan Training 2026
Batch 1 : 21 – 22 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 11 – 12 Maret 2026
Batch 4 : 22 – 23 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 15 – 16 Juli 2026
Batch 8 : 12 – 13 Agustus 2026
Batch 9 : 23 – 24 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 11 – 12 November 2026
Batch 12 : 16 – 17 Desember 2026

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Lokasi Pelatihan :
Yogyakarta, Kangen Boutique Hotel (8.500.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Hi Senen (8.500.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Neo DIpatiukur (8.500.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Quest Kuta (8.900.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan

Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.

Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali.

Investasi

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpack.

Artikel ini dibuat oleh Insi Lailam, seorang penulis yang aktif menulis artikel sejak tahun 2020 di berbagai website. Konsistensinya dalam dunia kepenulisan membuktikan komitmennya untuk terus berbagi informasi, wawasan, serta pemikiran yang bermanfaat bagi pembaca.